Pengertian Kantor, Fungsi, Tujuan, Unsur dan Ciri - ciri serta Sarana dan Fasilitas Kantor

Jika dihadapkan dengan kata ‘kantor’ maka hal pertama yang muncul di benak penulis adalah ruangan khusus orang – orang yang memiliki kekuasaan atau pun kendali organisasi atau pun perusahaan. Ya, kantor memang merupakan ruangan atau pun tempat khusus yang digunakan oleh orang – orang yang memiliki kendali atau pun kekuasaan dalam aktivitas pengendalian bidang organisasi tertentu.

Pengertian Kantor, Fungsi, Tujuan, Unsur dan Ciri - ciri serta Sarana dan Fasilitas Kantor
Pengertian Kantor, Fungsi, Tujuan, Unsur dan Ciri - ciri serta Sarana dan Fasilitas Kantor

Ruang kantor biasanya memiliki fungsi umum berupa tempat bekerja bagi personel perusahaan, dan fungsi khusus berupa tempat pengumpulan dan penyebaran informasi organisasi, serta sebagai tempat penyimpanan dokumen organisasi yang aman. Besar – kecilnya ukuran ruangan kantor biasanya dipengaruhi oleh jumlah dan tingkat jabatan personil yang bekerja di kantor tersebut.

Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Ulbert Silalahi
Menurut Ulbert Silalahi, kantor merupakan tempat dilaksanakannya aktivitas atau pun kegiatan ketatausahaan, yaitu berupa unit kerja yang terdiri dari ruangan, peralatan, dan pekerjanya.

Moekijat
Menurut Moekijat, pengertian kantor adalah sebuah tempat yang digunakan untuk melakukan atau pun mengejakan pekerjaan tertentu.

C. Denyer
Menurut C. Denyer, kantor bisa berada di lokasi manapun dan dapat disebut dengan istilah apa pun dimana aktivitas atau pun kegiatan pekerjaan bisa dilaksanakan.

Prajudi Atmosudirdjo
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, pengertian kantor adalah kelembagaan yang terdiri dari beberapa unsur kantor seperti karyawan, personil, dan ketatausahaan yang dibutuhkan untuk mempermudah tugas atau pun pekerjaan pimpinan.

wikipedia
Kantor (dari bahasa Belanda kantoor, sendirinya dari bahasa Perancis comptoir) adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi.[1] Kantor sering dibagi kepada dua jenis; kantor yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya dinamakan kantor cabang.

Ruangan kantor

Tujuan utama lingkungan perkantoran adalah untuk mendukung penghuninya dalam pelaksanaan pekerjaan, dengan biaya serendah mungkin dan tingkat kepuasan setinggi mungkin. Mengingat beragamnya pekerja dan tugas yang dikerjakan, tidaklah selalu mudah untuk memilih ruang kantor yang cocok. Guna membantu pengambilan keputusan desain ruang kerja dan kantor, dapat dibedakan tiga jenis ruang kantor:
  1. ruangan kerja (work spaces)
  2. ruangan pertemuan (meeting spaces)
  3. ruangan pendukung (support spaces).
Perusahaan-perusahaan baru atau berkembang, kantor cabang jarak jauh, ruang-ruang proyek, dapat dilayani oleh "Serviced Offices" (kantor yang mempunyai fasilitas pelayanan) sebagai pemecahan sederhana dan dapat menyediakan semua jenis-jenis ruangan.

Ruangan kerja
Ruangan kerja dalam suatu kantor biasanya digunakan untuk melaksanakan pekerjaan kantor yang lazim, seperti membaca, menulis dan pekerjaan dengan komputer. Ada sembilan jenis generik ruangan kerja, masing-masing mendukung aktivitas-aktivitas yang berbeda.

Ruangan pertemuan
Ruangan pertemuan dalam sebuah kantor biasanya digunakan untuk proses interaktif, dapat berupa percakapan singkat atau pertukaran pendapat brainstorm intensif. Ada enam jenis generik ruangan pertemuan, masing-masing mendukung aktivitas-aktivitas yang berbeda.

Ruangan pendukung
Ruangan pendukung dalam suatu kantor biasanya digunakan untuk aktivitas sekunder seperti pengarsipan dokumen atau beristirahat. Ada dua belas jenis generik ruangan pendukung, masing-masing mendukung aktivitas-aktivitas yang berbeda.

Gedung kantor

Kantor dapat dibangun hampir di lokasi manapun dan dalam bangunan apapun, tetapi sejumlah persyaratan modern untuk perkantoran membuat hal ini lebih pelik. Persyaratan-persyaratan ini dapat berlandaskan hukum (misalnya, tingkat penerangan harus memadai) atau teknis (misalnya, persyaratan untuk network komputer). Di samping itu, persyaratan lain seperti keamanan dan fleksibilitas tataruang (layout), mengakibatkan pembuatan bangunan-bangunan khusus yang hanya atau terutama dikhususkan untuk perkantoran. Suatu "gedung perkantoran" (office building, juga disebut office block atau "business center" merupakan suatu bentuk bangunan komersial dengan ruang-ruang yang khusus didesain untuk perkantoran. Banyak gedung kantor juga mempunyai fasilitas dapur dan kamar staf, di mana para pekerja dapat makan atau beristirahat sejenak. Banyak ruang kantor sekarang juga merupakan ruang serviced office, yang berarti para penghuninya dapat berbagi ruangan dan fasilitas.

Sewa kantor dan toko

Harga sewa kantor dan toko biasanya dikutip dalam nilai uang per ruangan-lantai-waktu. Misalnya, harga sewa suatu ruangan dapat bernilai $290 per square-meter–year ($290/m2·a) (atau $29/ft2·a), dan harga sewa di daerah itu dapat berkisar antara $200/m2·a–$500/m2·a.

Di banyak negara, uang sewa biasanya dibayar per bulan meskipun umumnya dirundingkan dalam jangka waktu tahunan. Harga sewa kantor di Amerika Serikat masih dalam taraf pemulihan dari tingkat kekurangan penyewa yang parah selama resesi tahun 2008.

Grading

Building Owners and Managers Association (BOMA) mengklasifikasi ruangan kantor ke dalam tiga kategori: Class A, Class B, dan Class C.[4] Menurut BOMA, bangunan kantor Class A mempunyai "bangunan-bangunan yang paling bergengsi untuk pengguna kantor kelas premier (kelas utama) dengan harga sewa di atas rata-rata di daerah itu". BOMA mendefinisikan bangunan kantor Class B sebagai bangunan yang bersaing "untuk pengguna dalam jangkauan luas dengan kisaran harga sewa rata-rata di daerah itu". Menurut BOMA bangunan kantor Class C ditujukan terhadap "para tenant (penyewa) yang membutuhkan ruang fungsional dengan harga sewa di bawah rata-rata untuk daerah itu"

Tujuan Kantor

Tujuan adalah sasaran akhir/arah aktivitas organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai. Dengan kata lain, tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai oleh organisasi atau perusahaan. Merumuskan bagian dari fungsi planning atau perencanaan dan merupakan langkah awal fungsi manajemen. Langkah-langkah untuk mencapai sasaran dapat dilukiskan apabila tujuan telah diketahui dan dirumuskan secara tertulis. Rangkaian aktivitas ini disebut dengan planning, organizing, actuating, dan controlling.

Tujuan utama dari sebuah kegiatan perkantoran adalah :
  1. Menerima Informasi
  2. Mencatat Informasi
  3. Memproses Informasi
  4. Menyajikan Informasi
  5. Merawat Aktiva
Kantor berfungsi sebagai suatu wadah atau tempat sekumpulan orang untuk melaksanakan kegiatan tatausaha terlaksana untuk memulai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.

Pada saat ini fungsi manajemen perkantoran tidak hanya berkaitan dengan “pekerjaan-pekerjaan kertas (paper works)” dan “ketatausahaan (clerical works)”, namun terutama berkaitan dengan informasi yang harus dikeluarkan secara sistematik agar berguna sebagai bahan dalam pembuatan keputusan.

Manajemen perkantoran itu tidak hanya terlibat pada “gerakan” dalam bentuk arus data, tetapi juga perubahan-perubahan intern dan ekstern.

Efektivitas dan efisiensi dibuat serta direncanakan dalam sebuah Planning/perencanaan. Perencanaan merupakan fungsi dasar keseluruhan proses manajemen. Dalam setiap organisasi, dibutuhkan kerja sama antara individu untuk mencapai suatu tujuan.

Fungsi Kantor

Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu menerima informasi,merekam informasi,mengatur informasi,memberi informasi dan melindungi aset/harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut mengenai beberapa fungsi kantor.

1.Menerima Informasi
salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk  nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.

2.Merekam Informasi
fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atua record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.

3.Mengatur Informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan  oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4.Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

5.Melindungi Aset/Harta
Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima,merekam,mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.

Kegiatan kantor

Suatu kantor memiliki berbagai kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor yang lainnya. Apabila suatu tujuan yang ingin dicapai suatu kantor semakin luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan.

Kegiatan kantor pada umumnyya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian kantor (Office Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta pengawasan kantor (Office Controlling) yang sering disingkat dengan POAC. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini

A# Perencanaan kantor (Office planning)
Perencanaan kantor merupakan proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainnya tujuan suatu kantor.

Perencanaan tersebut meliputi :
  1. Perencanaan gedung
  2. Tata ruang kantor
  3. Penerangan atau pencahayaan
  4. Ventilasi
  5. Perlengkapan perralatan dan perabotan kantor
  6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
  7. Anggaran (bugeting) perkantoran
  8. Standar kualitas kerja
  9. Sistem informasi dan telekomunikasi

B#  Pengorganisasian kantor
Pengorganisasian kantor merupkan pengaturan berbagai macam funggsi organisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut anatar lalin :
  1. Pembagian tugas dan pekerjaan yang berfngsi agar lebih efiisien dalam organisasi atau instansi perusahaan.
  2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan seluruh anggota kantor antara lalin dengan atasan ataupun bawahan.
  3. Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk memudahkan keryawan dalam melakukan pekerjaan.
C# Pengarahan kantor (Office actuating)
Pengarahan ini bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengn target dan sasaran yang telah ditentukan untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini meliputi :
  1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan.
  2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
  3. Memberikan bantuan kepada karyawan yangtelah menghadapi kesulitan untuk memecahkan masalah dalam pekerjaan.
  4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
  5. Perancangan cara komunikasi karyawan, agar komunikasi yang efektif antara karyawan dengan atasan dapat berjalan sesuai tujuan dan lancar.
  6. Menggunakan tolak ukur yang adil dalam memberikan upan atau ggaji kepada karyawan.

D# Pengawasan kantor (Office Controlling)
Pengawasan kantor merupakan kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan dapat berjalan sesuai rencana atau target.

Objek pengawasan kantor, antara lain :
  1. Penggnaan peralatan dan perabot kantor
  2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
  3. Kualitas suatu pekerjaan kantor
  4. Waktu
  5. Biaya yang dikeluarkan kantor

Sarana dan Fasilitas kerja Kantor

Uraian di atas telah menjelaskan bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam sautu bangunan, yang mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun aktivitas dinas lainnya.

Apabila pengertian ini dikembangan akan menjadi “perkantoran” yang mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling berhubungan di dalamnya.”, misalnya lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor.

a) Lokasi kantor
Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan lokasi kantor
  1. Faktor keamanan
  2. Faktor lingkungan
  3. Faktor harga
b) Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih gedung
  1. Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
  2. Geduang yang memiliki fasilitas yang memadahi
  3. Harga gedung yang kompetitif
c) Peralatan
Terdapat dua macam peralatan kantor, antara lain
  1. Perabot kantor (Office furniture), kursi, meja, almari,rak, laci-laci dan sebagainya. Perabotan adalah peralatan yang terbuat dari bahan kayu , besi atau bahan kuat lainnya.
  2. Perbekalan kantor (Office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan habis pakai lainnya.
d) Interior
Interior merupakan tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja ruang kantor, contohnya penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.

e) Mesin – mesin kantor
Dalam merencanakan kegiatan, suatu kantor harus memikirkan perencanaan mesin-mesin kantor  yang akan digunakan. Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur kerja, metode dan kebutuhan suatu kantor.

 Unsur-Unsur Kantor

Adapun unsur-unsur dari kantor yang diantaranya terdiri dari:
  1. Gedung yang terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya.
  2. Personil yang diantaranya terdiri dari seluruh orang yang ada hubungannya dengan organisasi yang terdapat di kantor, misalnya seperti: pimpinan, karyawan dan lain-lain.
  3. Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada dikantor.

Ciri-Ciri Kantor

Adapun ciri-ciri dari kantor yang diantaranya terdiri dari:
  1. Sebagai alat untuk menyambung pancaindra dan juga ingatan pimpina organisasi.
  2. Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja maupun penyederhanaan sistem manajemen.
  3. Memabantu administrasi atau tata usah dalam mencapai targetnya.
Pencarian yang paling banyak dicari
  • tujuan kantor
  • fungsi kantor
  • pengertian kantor menurut para ahli
  • ciri ciri kantor
  • kegiatan kantor
  • jenis kantor
  • manfaat kantor
  • pengertian administrasi kantor