Pengertian, Jenis, Manfaat Dan Tujuan Dokumentasi Secara Lengkap

Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan berbagi macam dokumen. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi tersebut dapat berupa karangan atau tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan lain sebagainya. Dengan kata lain pengertian dokumentasi secara umum adalah suatu kegiatan untuk melakukan pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen terhadap suatu perihal tertentu.

Pengertian, Jenis, Manfaat Dan Tujuan Dokumentasi Secara Lengkap
Pengertian, Jenis, Manfaat Dan Tujuan Dokumentasi Secara Lengkap

Para ahli memberikan pengertian dokumentasi sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang memiliki keterkaitan dan keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan. Oleh sebab itu, sehingga kemudian dokumen tersebut sangat penting keberadaannya.

Adapun fungsi dari dokumentasi, yaitu:

  1. Untuk memberikan informasi terkait isi dokumen bagi pihak-pihak yang memerlukan
  2. Sebagai penjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang dimuat dalam dokumen
  3. Menjaga agar dokumen tidak rusak
  4. Sebagai alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
  5. Sebagai alternatif penyimpanan dan penyelamatan fisik serta isi dokumen


Pengertian dokumentasi selanjutnya adalah menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) yang menjelaskan bahwa dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan seperti gambar, kutipan, kliping, dan bahan referensi lainnya.

Selanjutnya menurut Ensiklopedia Britania, menjelaskan bahwa dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan biografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain bisa juga menggunakan cara tradisional agar informasi tersebut isa di capai. Yang terakhir adalah menurut FDI (Federation International de Decomentation) mengartikan dokumentasi adalah proses mengumpulkan dan menyebar dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia. Tujuan dilakukannya kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan pengetahuan serta bukti. Dokumentasi berperan sebagai unit pelayanan dalam bidang dokumentasi, sebagai media penerbit suatu jurnal publikasi, alat dasar dalam menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah, untuk mengembangkan sistem pengelolaan dokumen, dan lain sebagainya. Kegiatan dokumentasi dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan bahan-bahan, mencatat isi dokumen, pengolahan dokumen, produksi dokumen, penyajian dan penyebarluasan dokumen dan menyimpan dan menjaga dokumen tersebut.

Pentingnya suatu kejadian tidak akan penting lagi, jika tidak memenuhi syarat dokumentasi sebagai pembuktian. Dokumentasi menjadi suatu yang sangat penting bagi pribadi maupun suatu organisasi perusahaan. Sebagaimana fungsinya, dokumentasi dapat menyelamatkan posisi Anda dalam suatu tuduhan yang tidak menyenangkan. Ataupun bisa dijadikan alat untuk menjatuhkan orang lain. Pada umumnya dokumentasi dimiliki oleh berbagai macam lembaga. Dokumentasi terdiri kedalam beberapa jenis, diantaranya:

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

  • Dokumen literer, seperti: buku, majalah, dan film
  • Dokumen korporil, seperti: patung, fosil dan lain sebagainya
  • Dokumen privat, seperti surat niaga, surat dinas, laporan
Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya
  • Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Jenis Dokumen Menurut Jenisnya
  • Dokumen fisik, adalah dokumen fisik berupa berkas surat-surat.
  • Dokumen intelektual, mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
Jenis Dokumen Menurut Dokumentasi
  • Dokumen Primer, seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
  • Dokumen Sekunder, pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
  • Dokumen Tersier, seperti: buku, teks panduan literatur.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
Menurut Paul Otlet, pengertian dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

Encyclopedia Britanica
Menurut Encyclopedia Britanica, pengertian dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunan bibliografi yang menggunakan alat-alat seperti indeks, sari karangan dan isi bibiliografi disamping memakai cara tradisioanl “klasik dan katalogisasi”, untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

Federataion Internationale De Decomentation
Menurut Federation Internationale De Decomentation (FID), pengertian dokumentasi adalah “documentation c’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine” (mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia).

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
 
Ensiklopedia Britania
Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.

Wikipedia
Menurut Wikipedia, pengertian dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyedikan dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.

Fungsi dan Tujuan Dokumentasi

Fungsi Dokumentasi
Adapun fungsi dokumentasi yaitu:
  1. Memberikan informasi mengenai isi dokumen bagi yang memerlukan
  2. Menyiapkan alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
  3. Menyimpan dan menyelamatkan fisik seta isi dokumen
  4. Menjaga dokumen dari kerusakan
  5. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
  6. Mengebangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
  7. Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi yang termuat dalam dokumen
Tujuan Dokumentasi
Tujuan dilakukan kegiatan dokumentasi yaitu untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan serta bukti.

Peranan Dokumentasi

Adapun peran dokumentasi bagi suatu organisasi yaitu:
  1. Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
  2. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
  3. Menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah
  4. Mengembangkan sistem pengolahan dokumen
  5. Menerbitkan dan mengembangkan katalog pengembangan ilmu pengetahuan

Kegiatan Dokumentasi

Adapun kegiatan atau tugas dokumentasi yaitu:
  1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan.
  2. Mencatat dokumen.
  3. Mengelolah dokumen.
  4. Memproduksi dokumen.
  5. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen.
  6. Menyimpanan dan memelihara dokumen.

Jenis-Jenis Dokumen

Terdapat berbagai macam jenis dokumen, berikut selengkapnya:

Jenis Dokumen Berdasarkan Kegiatannya
  1. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan, contohnya seperti: Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
  2. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli, contohnya seperti: cek, nota, kwitansi
  3. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi mengenai informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan, contohnya seperti Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah
Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
  1. Dokumen literer, yaitu dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam
  2. dan biasanya dokumen ini dikumpulkan di perpustakaan). Contohnya seperti: buku, majalah, dan film
  3. Dokumen korporil, yaitu dokumen berupa benda bersejarah. Biasanya dokumen ini dikumpulkan di museum. Contohnya seperti: patung, fosil dan lain sebagianya
  4. Dokumen privat, yaitu dokumen berupa surat atau arsip dan biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contohnya seperti surat niaga, surat dinas, laporan
Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya
  1. Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat 3 jenis dokumen dinamis yaitu dokumen dinamis aktif (dokumen yang digunakan terus menerus), dokumen dinamis semiaktif (dokumen yang sudah menurun), dan dokumen dinamis inaktif (dokumen yang jarang digunakan).
  2. Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak digunakan secara langsung dalam pekerjan kantor.
Jenis Dokumen Menurut Sifatnya
  1. Dokumen tekstual, yaitu dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
  2. Misalnya seperti: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain sebagainya.
  3. Dokumen nontekstual, yaitu dokumen yang berisi beberapa teks misalnya seperti peta, grafik, gambar, rekaman dan lain sebagainya.
Jenis Dokumen Menurut Jenisnya
  1. Dokumen fisik, yaitu dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana dan lain sebagainya. Dengan kata lain, dokumen fisik berupa berkas surat-surat.
  2. Dokumen intelektual, yaitu dokumen yang mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
Jenis Dokumen Menurut Dokumentasi
  1. Dokumen Primer, yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
  2. Dokumen Sekunder, yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
  3. Dokumen Tersier, yaitu dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya seperti: buku, teks panduan literatur.