Pengertian Sistem Informasi Manajemen, Fungsi, Bagian dan Manfaat SIM

Riolan

10 May 2018

... menit baca

Informasi merupakan salah satu bagian terpenting yang harus ada dalam setiap aktivitas manusia. Dalam dunia manajemen misalnya, sistem informasi memegang peranan yang sangat penting dalam keberhasilan manajemen perusahaan / organisasi. Tanpa sistem informasi yang baik, aktivitas pada sebuah perusahaan / organisasi tidak akan berjalan dengan efektif. Aktivitas yang dijalankan bisa saja tidak kontinue atau saling tumpang tindih pelaksananya. Ketika hal ini telah terjadi, maka dapat dipastikan perusahaan / organisasi tersebut tidak akan berjalan dengan efektif dan tujuan perusahaan pun tidak akan tercapai.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen, Fungsi, Bagian dan Manfaat SIM

Sangking pentingnya sistem informasi dalam sebuah perusahaan / organisasi, perusahaan / organisasi biasanya membuat tim khusus yang bertindak sebagai pengurus atau pun pengelola sistem informasi manajemen dalam perusahaan / organisasi milik mereka. Dengan keberadaan tim ini, diharapkan aktivitas penangkapan dan penyebaran informasi dapat berjalan dengan lebih akurat dan lebih efektif.

Definisi dan Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Jika diartikan secara singkat, sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang digunakan di dalam aktivitas manajemen organisasi atau pun perusahaan. Sistem informasi manajemen biasanya dijalankan oleh tim khusus yang bertugas menerima dan membagikan data dari dan ke para pihak yang membutuhkan data di dalam perusahaan.

Jika diartikan secara lengkap, maka pengertian sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi yang dibangun secara khusus dalam proses pengumpulan dan penyaluran data di dalam manajemen sebuah perusahaan / organisasi. Sistem informasi manajemen dapat digambarkan seperti sebuah bangunan piramida yang lapisan – lapisannya terdiri dari informasi (lapisan paling dasar), sumber informasi (lapisan kedua), sumber daya sistem informasi pengambil keputusan (lapisan ketiga), dan sumber daya sistem informasi perumus kebijakan organisasi / manajemen (lapisan puncak / lapisan teratas). Seluruh lapisan – lapisan ini bekerja saling terkait dan saling ketergantungan satu sama lainnya, sehingga ketika satu lapisan bermasalah, maka sistem informasi manajemen akan terganggu dan tidak dapat berjalan dengan optimal.

Menurut wikipedia
Sistem informasi manajemen atau SIM (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Pengertian Menurut Para Ahli

Bodnar dan Hopwood ; buku Accounting Information System : Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna.
Turban, McLean, dan Waterbe ; buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages : Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
L. James Havery ; Sistem merupakan prosedur logis dan rasional guna melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.
Ludwig Von Bartalanfy ; Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi di antara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
O’brien ; Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam transformasi yang teratur.
Azhar Susanto ; Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekeaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen

Pada awal perkembangan komputerisasi informasi, komputer belum mempunyai program yang berjalan secara otomatis, melainkan hanya menjalankan komando yang dimasukkan secara manual ke dalam komputer. Setelah tahun 2000’an, sistem informasi manajemen mulai berkembang sebagai satu sistem yang terintegrasi pada berbagai induk perusahaan dan cabang-cabangnya.

Sistem tersebut kemudian dibentuk dalam sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System). Hingga kini, sistem informasi berjalan secara terintegrasi dan berjalan secara otomatis.

SIM sendiri mempunyai elemen-elemen fisik yang dibutuhkan untuk kelancaran sistem yang digunakan, yaitu perangkat keras komputer, perangkat lunak, yaitu perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, serta program aplikasi.

Selanjutnya, dalam SIM terdapat database dan prosedur pelaksanaan sistem manajemen perusahaan dan tentunya, petugas yang mengoperasikan semua sistem tersebut.

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa

Bagian

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan.
Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
Sistem informasi personalia (personal information systems).
Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
Sistem informasi analisis software
Sistem informasi teknik (engineering information systems).
Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Berikut merupakan beberapa fungsi dasar sistem informasi manajemen bagi para penggunanya:

Mempercepat tingkat aksesibelitas data sehingga data yang dibutuhkan dapat tersaji secara tepat waktu dan juga tepat sasaran.
Menjamin ketersediaan dan juga kualitas data yang disajikan.
Mempermudah pengembangan aktivitas perencanaan manajemen.
Memperbaiki produktivitas manajemen dalam penyajian informasi.
Menghemat biaya penyajian informasi dalam perusahaan.
Sebagai bahan pertimbangan berbagai macam pengambilan keputusan.
Sebagai antisipator terjadinya konsekuensi ekonomis sistem informasi yang baru.
Sebagai aset perusahaan yang tidak ternilai harganya (untuk organisasi perusahaan).

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Keberjalanan sistem informasi manajemen di sebuah organisasi selain memiliki fungsi pasti memiliki tujuan. Sistem informasi manajemen sejatinya bertujuan untuk mengelola organisasi maupun perusahaan dengan lebih baik dan diharapkan mampu memanfaatkan penggunaan sistem informasi manajemen sebagai keunggulan kompetitif.

Tujuan lain dari sistem informasi manajemen yaitu digunakan dalam perancangan dan pengimplementasian prosedur/aturan, proses, dan rutinitas yang menghasilkan laporan yang lebih akurat, konsisten dan on time.

Adapun tujuan dasar dari keberjalanan sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut :

Memperoleh Data

Mendapatkan data kontekstual atau disebut dengan data mentah dari operasional yang berasal dari berbagai sumber di internal maupun eksternal organisasi dan dianggap mampu memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan.

Mengolah Data

Data yang diperoleh sebelumnya kemudian diolah dan diubah menjadi informasi yang lebih bermanfaat dan dibutuhkan dalam aktivitas pada fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, dan memimpin. Selain itu informasi tersebut diperlukan dalam pengendalian fungsi pada level operasional, taktis, dan strategis.

Aktivitas dalam pengolahan data meliputi :

Menyusun perhitungan data
Melakukan sortir terhadap data
Mengelompokkan data
Menyederhanakan data

Menyimpan, Menggunakan, dan Menyebarkan Informasi

Informasi dari hasil pengolahan sistem informasi manajemen diharapkan dapat berguna di kemudian hari sehingga perlu disimpan dengan rapih. Informasi yang disimpan juga harus mudah diakses supaya dapat dipergunakan kembali. Informasi tersebut nantinya dipergunakan oleh pihak manajemen yang memerlukan sehingga perlu didistirbusikan pada pihak yang berkaitan melalui jaringan organisasi agar lebih bermanfaat.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Berbagai contoh dari penerapan sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut :

Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem informasi manajemen ERP ini biasa dipakai oleh perusahaan besar dalam pengelolaan manajemen dan saat melakukan controlling yang terintegrasi dengan unit departemen keuangan, akuntansi, SDM, marketing, operasional dan stock management.
Supply Chain Management (SCM). Sistem SCM pada sistem informasi manajemen sangat memberikan manfaat khususnya pada integrasi data tentang manajemen suplai bahan baku yang meliputi supplier, produsen, pengecer, sampai konsumen akhir.
Transaction Processing System (TPS). Penerapan sistem informasi manajemen TPS biasa digunakan pada proses data dengan jumlah yang sangat besar khususnya pada transaksi bisnis yang rutin. TPS biasa diterapkan pada manajemen pemberian gaji di kantor pemerintahan atau perusahaan dan pada pendataan inventaris. Sebagai contoh penerapan sistem informasi manajemen TPS adalah penggunaannya pada bantuan keuangan desa yang digunkaan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
Office Automation System (OAS). OAS adalah sistem informasi manajemen yang bermanfaat dalam kelancaran komunikasi antar unit di dalam perusahaan. Keberjalanan program dilaksanakan dengan mnegintegrasikan setiap server komputer pada setiap user di perusahaan. Sebagai contoh adalah penggunaan email.
Knowledge Work System (KWS). Sistem informasi manajemen ini mencoba untuk mengintegrasikan informasi baru ke dalam sistem organisasi. Langkah ini diharapkan mampu diterapkan sesegera mungkin ke dalam tugas-tugas setiap individu di organisasi.
Informatic Management System (IMS). Penggunaan IMS dalam sistem informasi manajemen ditujukan untuk mensuuport spektrum pada berbagai tugas di dalam organisasi. Sistem informasi manajemen ini dipakai dalam proses analisa pada pembuatan keputusan. IMS mengintegrasikan dan mengelompokkan bermacam fungsi informasi melalui program komputerisasi seperti e–procurement.
Decision Support System (DSS). DSS dalam penerapannya membantu manajer pada pengambilan keputusan dengan menganalisa lingkungan di dalam perusahaan. Contoh sistem informasi manajemen ini adalah electronic link di sekolah Tunas Bangsa dalam mengamati jumlah pendaftaran siswa baru setiap tahunnya.
Expert System (ES) dan Artificial System (AS). Sebuah konsep sistem informasi manajemen yang memakai kecerdasan buatan dalam menganalisa dan menghasilkan problem solving dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah masuk pada program. Contoh sistem informasi manajemen ES dan AS adalah sistem pada penjadwalan mekanik.
Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS). Sistem infromasi manajemen GDSS mitip dengan DSS. Akan tetapi FDSS berusaha menemukan solusi melalui pengumpulan pengetahuan yang ada di dalam kelompok. Perolehan informasi pada umumnya didapatkan dengan penggunaan kuesioner, konsultasi, serta skenario. Contoh sistem informasi manajemen GDSS adalah e–government.
Executive Support System (ESS). Sistem ESS dalam sistem informasi manajemen membantu manajer saat melakukan komunikasi dengan lingkungan perusahaan melalui acuan grafik dan pendukung komunikasi yang lain.

Ciri Ciri Sistem Informasi Manajemen

Berorientasi pada kepentingan manajemen organisasi
Perancangan dan operasionalisasinya berdasarkan arahan manajemen
Program SIM terpadu dengan program lain
Menggunakan jaringan dan alur data yang standar
SIM mencakup perencanaan menyeluruh dari organisasi
SIM menggunakan kerangka konsep sub sistem untuk persoalan manajemen
Menggunakan database terpusat dan terpadu
Untuk meningkatkan kualitas SIM, seharusnya didukung oleh sistem komputer

Sedangkan menurut Gordon B. Davis (2002), informasi, dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri:

Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah tau palsu sebelumya.
Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.

Pencarian yang paling banyak dicari